Achtung!
Das Verfahren für Projektänderungen und unterstützende Vorlagen befinden sich derzeit in der Abstimmung!
Nachfolgend haben wir wesentliche Grundsätze aufgelistet, die bereits jetzt im Zusammenhang mit Projektänderungen von den Projekten zu beachten sind.
Wir informieren Sie in unserem Newsflash und über unsere Social Media Kanäle über Updates zum Verfahren!
Projektänderungen
Grundsätzlich müssen alle Projekte sowohl inhaltlich als auch finanziell entsprechend der Projektdaten im genehmigten Förderantrag (Antragsversion zum Zeitpunkt der Bewilligung) durchgeführt werden. Es kann jedoch während der Durchführung eines grenzübergreifenden Projektes zu unerwarteten Herausforderungen kommen, die Anpassungen in der Projektstruktur erfordern. (siehe Programmhandbuch Kapitel 6.3)
Kommunikation
Die Kommunikation zu Projektänderungen (per Telefon, E-Mail, etc.) findet ausschließlich zwischen dem Leadpartner eines Projekts und dem zuständigen Projektbetreuer im Gemeinsamen Sekretariat statt.
Die Verantwortlichkeit zur Einreichung von Projektänderungsanträgen obliegt ausschließlich dem Leadpartner.
Projektpartner wenden sich mit Ihren Änderungsbedarfen direkt an den Leadpartner, der diese sammelt und mit dem Gemeinsamen Sekretariat konsultiert.
Projektänderungsarten im Programm
- Budgetänderung im Rahmen der Flexibilität
- informelle Änderung
- formelle Änderung mit Genehmigungspflicht durch Gemeinsames Sekretariat und / oder Verwaltungsbehörde
- formelle Änderung mit Genehmigungspflicht durch Verwaltungsbehörde und Programmpartner des betroffenen Mitgliedstaats
- formelle Änderung mit Genehmigungspflicht durch Begleitausschuss.
Verfahren
Vor der offiziellen Einreichung eines Änderungsantrags kontaktiert der Leadpartner das Gemeinsame Sekretariat in seinem Namen bzw. im Namen der betroffenen Partner und konsultiert die Art der Änderung, die Möglichkeit ihrer Durchführung sowie die Notwendigkeit, einen offiziellen Antrag über das Jems zu stellen. In diesem Zusammenhang bitten wir alle Leadpartner, vor jeder Anfrage alles mit ihren Projektpartnern abzustimmen.
Genehmigungspflichtige Änderungsanträge sind, außer in begründeten Ausnahmefällen, grundsätzlich nur zweimal während der Projektlaufzeit möglich. Es wird erwartet, dass genehmigungspflichtige Änderungen vorrangig in der 2. Hälfte der Projektumsetzung erforderlich werden.
! EMPFEHLUNG: Bevor der Leadpartner sich an den Projektbetreuer im Gemeinsamen Sekretariat zur Konsultation von Änderungsbedarfen wendet, können folgende Punkte vom Leadpartner eigenständig vorab geprüft werden:
- Ist die Änderung durch besondere Abrechnungsregeln je Kostenkategorie abgedeckt? (siehe Programmhandbuch Kapitel 4.3)
- Kann die Änderung innerhalb der im Projekt bestehenden Budget-Flexibilität umgesetzt werden? (siehe Programmhandbuch Kapitel 6.3.2)
- Handelt es sich um eine genehmigungspflichtige Änderung? (siehe Programmhandbuch Kapitel 6.3.4 – 6.3.6).
Vorlagen
Ankündigung des Änderungsantrags (Word-Vorlage in Erstellung)
Änderungen des Budgets (Excel-Vorlage in Erstellung)
