Jems | Projektbericht
Diese Online-Handreichung wurde auf Basis der Jems Version 10 erstellt.
Einzelne Jems-Bezeichnungen können sich in der Zukunft noch verändern, z.B. aufgrund neuer Jems-Versionen und Funktionen sowie Optimierung von Bezeichnungen zum besseren Verständnis der Nutzer. Bezeichnungen auf Screenshots in den Online-Handreichungen können deshalb von den Bezeichnungen im Jems abweichen.
Für wen ist diese Handreichung?
- Leadpartner, die Projektberichte erstellen und einreichen
- Gemeinsame Sekretariat, das die Projektberichte prüft
- andere Programmnutzer (zum Beispiel: Verwaltungsbehörde, Rechnungsführende Stelle, Prüfbehörde)
1. Projektbericht erstellen
Über die Seitennavigation links gelangen Sie zum Bereich “Projektberichte”.
Beachten Sie beim Erstellen von Projektberichten die Hinweise, die bereits im Jems verfügbar sind, u.a.
- zur Vollständigkeit von Berichten (*Pflichtfelder)
- zur Reihenfolge und zum Ablauf der Berichterstattung und
- zur Bearbeitbarkeit während der Prüfung durch das Gemeinsame Sekretariat
Nur Leadpartner können Projektberichte erstellen.
! Achtung: Bei Mitarbeiterwechsel ist eine neue Jems-Erklärung zu nutzungsberechtigten Personen erforderlich!
Die Projektpartner haben lesenden Zugriff auf die Projektberichte ihrer Leadpartner.
2. Aufbau des Projektberichts
Der Aufbau des Projektberichts basiert auf einer HIT-Vorlage, die von Interreg-Programmen entwickelt wurde.
Mit „- | nicht erforderlich“ haben wir einzelne Teile des Berichts gekennzeichnet, die unausgefüllt bleiben können.
2.1 Basis-Informationen
Wählen Sie den Berichtszeitraum aus, den der Bericht umfasst. Je Berichtszeitraum erstellt der Leadpartner mindestens einen Projektbericht.
Bei der Erstellung des Projektberichts muss angegeben werden, um welche Art von Projektbericht es sich handelt:
- einen inhaltlichen Projektbericht
- einen finanziellen Projektbericht oder
- einen inhaltlichen und finanziellen Projektbericht => Standard-Fall
Die inhaltliche Berichterstattung der Leadpartner bezieht sich auf die wichtigsten umgesetzten Aktivitäten im Projekt (einschließlich Kommunikationsaktivitäten) und evtl. aufgetretene Probleme (einschließlich umgesetzte Lösungen).
Für die finanzielle Berichterstattung werden in den Projektbericht die FLC-zertifizierten Partnerberichte aller Projektpartner mit demselben Berichtszeitraum wie der Projektbericht aufgenommen.
2.2 Arbeitsplan | Fortschritte
Der Leadpartner macht Angaben über den Umsetzungsstand zu den Investitionen, Aktivitäten und Outputs aus der Perspektive des gesamten Projekts. Dabei muss auch dargestellt werden, inwieweit die Projektpartner jeweils dazu beigetragen haben.
Hinweis:
Leadpartner können erreichte Werte für Output-Indikatoren fortlaufend in den Projektberichten angeben oder einmalig im letzten Projektbericht berichten.
Sollten sich Leadpartner für eine fortlaufende Berichterstattung von erreichten Werten entscheiden, ist folgendes zu beachten:
- es werden nur ganze Zahlen im Jems erfasst (Ausnahme: O058)
- erreichte Werte werden nur einmalig in dem Berichtszeitraum abgerechnet, in dem diese erreicht wurden. Das heißt, es wird im Jems nur der erreichte Zuwachs im Berichtszeitraum erfasst. Achten Sie darauf, eine Mehrfachabrechnung von erreichten Werten in aufeinander folgenden Projektberichten zu vermeiden! -> siehe 2.7 Einreichen dieser Online-Handreichung
2.3 Ergebnisse und Prinzipien
Hinweis:
Leadpartner können errreichte Werte für Ergebnis-Indikatoren fortlaufend in den Projektberichten angeben oder einmalig im letzten Projektbericht berichten.
Sollten sich Leadpartner für eine fortlaufende Berichterstattung von erreichten Werten entscheiden, ist Folgendes zu beachten:
- es werden nur ganze Zahlen im Jems erfasst
- erreichte Werte werden nur einmalig in dem Berichtszeitraum abgerechnet, in dem diese erreicht wurden. Das heißt, es wird im Jems nur der erreichte Zuwachs im Berichtszeitraum erfasst. Achten Sie darauf, eine Mehrfachabrechnung von erreichten Werten in aufeinander folgenden Projektberichten zu vermeiden!
! Achtung
Angaben zu den horizontalen Prinzipien sind erst mit dem letzten inhaltlichen Projektbericht erforderlich.
2.4 Zertifizierte Ausgaben
Im Projektbericht werden die zertifizierten Partnerberichte aller Partner für den ausgewählten Berichtszeitraum aufgenommen.
Sobald zertifizierte Partnerberichte in einen Projektbericht aufgenommen werden, sind diese in künftigen Projektberichten nicht mehr auswählbar.
2.5 Anlagen | Projektbericht
Empfehlung: Laden Sie Anlagen zum Projektbericht nur in Abstimmung mit dem Gemeinsamen Sekretariat im Jems hoch.
Die Anlagen können nur im Abschnitt “Projektbericht” (grau markierter Bereich) hochgeladen werden.
In den anderen Unterabschnitten sehen Sie die Anlagen, die in anderen Bereichen des Projektberichtes hochgeladen wurden.
Ist der Projektbericht nicht zur Bearbeitung freigegeben, können Dateien nachträglich im Bereich der “GS Prüfung” Reiter “Dokumentenaustausch | GS” hochgeladen werden.
2.6 Budget-Übersicht
Die Informationen in den Budget-Übersichten zeigen den Stand der Angaben zum Zeitpunkt des Erstelldatums des Projektberichtes an.
Tipp
Im Bereich “Übersichten – Projektbudget” (siehe Seitennavigation links über “Projektberichte”) finden Sie die aktuellsten Finanzdaten zum Projekt und Partner. Die Funktion ist ab Jems Version 11 verfügbar.
2.7 Einreichen
„Prüfen“ und „Projektbericht einreichen“
Bevor Sie den Bericht einreichen können, muss ein automatischer Plausibilitäts-Check durchgeführt werden.
Im Ergebnis der Prüfung wird Ihnen eine Liste von fehlenden oder inkonsistenten Daten angezeigt. Nachdem Sie die notwendigen Ergänzungen im Bericht vorgenommen haben, müssen Sie den Plausibilitäts-Check erneut durchführen.
Der Bericht kann eingereicht werden, wenn nur noch grüne oder orange Meldungen angezeigt werden.
Roter Kreis mit !: es handelt sich um eine Fehlermeldung, die das Einreichen des Berichts verhindert, weil z.B. eine * erforderliche Angabe fehlt. Folgen Sie den Hinweisen in der Fehlermeldung und nehmen Sie die erforderliche Anpassung im Bericht vor. Der Bericht kann erst eingereicht werden, wenn alle roten Plausibilitätsfehler behoben sind.
Oranges Dreieck mit !: es handelt sich um eine “Hinweis”-Meldung, die dennoch die Einreichung erlaubt. Orange Hinweis-Meldungen sind in der Regel Erinnerungen, die individuell zu beachten und nur, sofern zutreffend, eine Anpassung des Berichts erfordern.
Beispiel:
- der erreichte Wert oder der kumulierte erreichte Wert eines Output-Indikators übersteigt den im Antrag geplanten Zielwert
Grüner Kreis mit Häkchen: der Plausibilitäts-Check war erfolgreich.
3. Nach Einreichung des Projektberichts
3.1 „Meine Projektberichte“
Mit Einreichung des Projektberichts wird dieser unter „Meine Projekte“ „Meine Projektberichte“ angezeigt.
3.2 Bearbeitungsstatus
Der Bearbeitungsstatus eines Berichts ist im Jems in den Übersichten „Meine Projektberichte“ und „Projektberichte“ sowie im jeweiligen Bericht im Reiter „Basis-Informationen“ chronologisch und farblich hervorgehoben nachvollziehbar.
Bedeutung
… der Projektbericht wurde erstellt und befindet sich in Bearbeitung durch den Leadpartner.
… der Projektbericht wurde vom Leadpartner zur Prüfung durch das Gemeinsame Sekretariat und Veranlassung der Erstattung eingereicht.
… das Gemeinsame Sekretariat hat mit der GS Prüfung des Projektberichts begonnen.
… das Gemeinsame Sekretariat hat die GS Prüfung abgeschlossen und den Projektbericht zur Veranlassung der Erstattung an die Rechnungsführende Stelle weitergeleitet.
…das Gemeinsame Sekretariat hat den „zuletzt eingereichten“ Projektbericht zur Bearbeitung für den Leadpartner freigegeben, bevor die GS Prüfung begonnen wurde.
… das Gemeinsame Sekretariat hat einen „früher eingereichten“ Projektbericht zur Bearbeitung für den Leadpartner freigegeben, bevor die GS Prüfung begonnen wurde.
… das Gemeinsame Sekretariat hat den „zuletzt eingereichten“ Projektbericht zur Bearbeitung für den Leadpartner freigegeben, nachdem die GS Prüfung begonnen wurde.
… das Gemeinsame Sekretariat hat einen „früher eingereichten“ Projektbericht zur Bearbeitung für den Leadpartner freigegeben, nachdem die GS Prüfung begonnen wurde.
3.3 Automatische Benachrichtigungen
Bei folgenden Ereignissen werden von Jems automatische Benachrichtigungen an den Leadpartner, die Projektpartner und das Gemeinsame Sekretariat verschickt:
- project report submitted: Projektbericht eingereicht
- project report reopened: Das GS hat den Projektbericht zur Bearbeitung für den Leadpartner freigeben
- project report – JS verification finalised: Die Prüfung des Projektberichts wurde final abgeschlossen und an die Rechnungsführende Stelle zur Veranlassung der Erstattung an den Leadpartner weitergeleitet.
- JS verification – file upload: Im Bereich „GS Prüfung – Dokumentenaustausch | GS“ wurde ein Dokument hochgeladen
- JS verification – file deletion: Im Bereich „GS Prüfung – Dokumentenaustausch | GS“ wurde ein Dokument gelöscht.
4. Aufbau der GS Prüfung
4.1 Navigation zwischen Projektbericht und GS Prüfung
Der Nutzer kann über die Buttons „zum Projektbericht“ und „zur GS Prüfung“ zwischen den zwei Bereichen wechseln.
siehe Online-Handreichung Nützliche Tipps – 1. Tipp: Mehrere Tabs und Fenster öffnen
4.2 Tipp für das Gemeinsame Sekretariat
Das Gemeinsame Sekretariat hat die Möglichkeit im Projektbericht im Reiter “Einreichen” den Plausibilitäts-Check auszulösen.
Auf diese Weise erhält es einen Überblick insb. über Hinweise zum Projektbericht, die die Einreichung des Partnerberichts nicht verhindern, z.B. wenn
- der Erreichte Wert für einen Output-Indikator den geplanten Zielwert überschreitet.
-> siehe 2.7 Einreichen dieser Online-Handreichung
4.3 Aufbau der GS Prüfung
Während der GS Prüfung kann der Leadpartner Dokumente im Bereich „Dokumentenaustausch | GS“, die vom Gemeinsamen Sekretariat im Zuge der GS Prüfung angefordert werden.
Mit Abschluss der GS Prüfung hat der Leadpartner Zugriff auf Budget-Übersichten.
Tipp
Im Bereich “Übersichten – Projektbudget” (siehe Seitennavigation links über “Projektberichte”) finden Sie die aktuellsten Finanzdaten zum Projekt und Partner. Die Funktion ist ab Jems Version 11 verfügbar.
5. Bericht zur Bearbeitung freigeben
Das Gemeinsame Sekretariat kann den Projektbericht zur erneuten Bearbeitung durch den Leadpartner freigeben.
Konsequenzen der Freigabe
- Art des freigegebenen Berichts kann nicht geändert werden.
- Wird der „zuletzt eingereichte“ Bericht geöffnet, kann der Leadpartner keine neuen Projektberichte erstellen.
- Sofern ein oder mehrere Projektberichte eingereicht wurden, ist die Bearbeitbarkeit von der Art der Bericht wie folgt abhängig:
Bedeutung „Eingeschränkte Bearbeitung“
- Datum-Felder und Text-Felder sind bearbeitbar.
- Nummern-Felder sind gesperrt.
- Liste der FLC-zertifizierten Partnerberichte kann nicht verändert werden.
- Das Hochladen von Dateien ist möglich.
- Reiter „Arbeitsplan | Fortschritte“: Häkchen-Box „Vollständig umgesetzt“ sowie Status-Auswahl für Investitionen und Aktivitäten können nicht verändert werden.
6. Wie geht es von hier aus weiter?
Sobald das Gemeinsame Sekretariat die GS Prüfung abschließt, wird der Projektbericht an die Rechnungsführende Stelle zur Veranlassung der Zahlung an den Leadpartner weitergeleitet.
In der Online-Handreichung Übersichten und Besonderheiten der Kleinprojektefonds (in Erstellung) finden Sie Informationen:
- zu den Auswertungen „Indikatoren“ und „Finanzen“
- zum Bereich „Vorschüsse“
- zum Bereich „Korrekturen“
- zu Besonderheiten in der Berichterstattung von Kleinprojektfonds