Jems | Partnerbericht

Nur Jems-Nutzer, die im Antrag unter „Nutzerzuweisung“ einem Projektpartner mit der Berechtigung „Bearbeiten“ zugewiesen sind, können Partnerberichte erstellen.

! Achtung: Bei Mitarbeiterwechsel ist eine neue Jems-Erklärung zu nutzungsberechtigten Personen (Anlage 1) vom betroffenen Projektpartner erforderlich!

Der Leadpartner hat lesenden Zugriff auf die Partnerberichte seiner Projektpartner. Er hat jedoch keinen Zugriff auf Daten, die im Reiter „Ausgabenliste“ als personenbezogene Daten markiert sind oder im Reiter „Vergaben“ im geschützten Bereich hochgeladen wurden.

2.1 Basis Informationen

• Wählen Sie den Berichtszeitraum aus, den der Bericht umfasst.

(Die manuelle Erfassung von Beginn und Ende des Berichtszeitraums ist nur erforderlich, wenn Partner in investiven Projekten die Option nutzen, nach der Hälfte des Berichtszeitraum Ausgaben in Höhe von über 50.000 Euro abzurechnen. siehe Programmhandbuch Kapitel 6.2.1

• Empfehlung: Beschreiben Sie im nächsten Schritt den Fortschritt in der Umsetzung des „Arbeitsplan“ aus ihrer Sicht als Partner und erstellen sie Ihre Ausgabenliste, bevor Sie unter Basis-Informationen über „Probleme in der Umsetzung“ berichten.

2.2 Arbeitsplan | Fortschritte

2.3 Vergaben

Die Projektpartner legen für jede Vergabe über dem EU-Schwellenwert eine Vergabeposition an.

Ergänzend müssen in diesen Fällen Informationen zum Wirtschaftlichen Begünstigten des Auftragnehmers und gegebenenfalls zu Unterauftragnehmern für jeden Unterauftrag ab 50.000 Euro netto vom Projektpartner erfasst werden.

Der Plausibilitäts-Check enthält eine einfache Hinweismeldung als Erinnerung, die Sie ignorieren können, sofern sie lediglich Vergaben unter dem EU-Schwellenwert durchgeführt haben.

2.4 Ausgabenliste

• Erstellen Sie für jede tatsächliche Ausgabe eine Ausgabenposition.
• Wählen Sie die zutreffende „Kostenkategorie“ aus und verlinken Sie eine dazugehörige Investition und / oder Vergabe.
• Laden Sie Dokumente erst nach Aufforderung durch Ihren First Level Kontrolleur zu einer Ausgabe hoch.

2.5 Finanzierung

2.6 Anlagen | Partnerbericht

Empfehlung: Laden Sie Anlagen zum Partnerbericht nur in Abstimmung mit Ihrem First Level Kontrolleur im Jems hoch.

Ist der Partnerbericht nicht zur Bearbeitung freigegeben, können Dateien nachträglich bei der „Kontrolle“ im Bereich „Dokumentenaustausch | FLC“ hochgeladen werden.

Die Anlagen können nur im Abschnitt „Partnerbericht“ (grau markierter Bereich) hochgeladen werden.

In den anderen Unterabschnitten können Sie die Anlagen sehen, die in anderen Bereichen des Partnerberichts hochgeladen wurden.

2.7 Export

Jems-Nutzer können die „Ausgabenliste“ (Partner Report LoE (Excel)) als Excel-Datei exportieren.

Der Export der Ausgabenliste enthält sowohl alle vom Projektpartner erfassten Ausgaben als auch Informationen zum Bearbeitungsstand des Partnerberichts.

Mit Abschluss der Kontrolle enthält der Export ebenfalls Angaben aus dem Bereich „Ausgabenliste | FLC“ (z.B. Teil der Stichprobe, Höhe einer Kürzung, Korrekturgrund, Zurückstellen einer Ausgabe).

2.8 Budget-Übersichten

Die Informationen in den Budget-Übersichten zeigen den Stand der Angaben zum Zeitpunkt des Erstelldatums des Partnerberichts an.

Tipp

Im Bereich “Übersichten – Projektbudget” (siehe Seitennavigation links über “Projektberichte”) finden Sie die aktuellsten Finanzdaten zum Projekt und Partner. Die Funktion ist ab Jems Version 11 verfügbar.

2.9 Einreichen

„Prüfen“ und „Partnerbericht einreichen“

Bevor Sie den Bericht einreichen können, muss ein automatischer Plausibilitäts-Check durchgeführt werden.

Im Ergebnis der Prüfung wird Ihnen eine Liste von fehlenden oder inkonsistenten Daten angezeigt. Nachdem Sie die notwendigen Ergänzungen im Bericht vorgenommen haben, müssen Sie den Plausibilitäts-Check erneut durchführen.

Der Bericht kann eingereicht werden, wenn nur noch grüne oder orange Meldungen angezeigt werden.

Roter Kreis mit !: es handelt sich um eine Fehlermeldung, die das Einreichen des Berichts verhindert, weil z.B. eine * erforderliche Angabe fehlt. Folgen Sie den Hinweisen in der Fehlermeldung und nehmen Sie die erforderliche Anpassung im Bericht vor. Der Bericht kann erst eingereicht werden, wenn alle roten Plausibilitätsfehler behoben sind.

Oranges Dreieck mit !: es handelt sich um eine „Hinweis“-Meldung, die dennoch die Einreichung erlaubt. Orange Hinweis-Meldungen sind in der Regel Erinnerungen, die individuell zu beachten und nur, sofern zutreffend, eine Anpassung des Berichts erfordern.

Beispiele:

• manuelles Erfassen eines Datums für den Beginn und Ende eines Berichtszeitraums (siehe 2.1 Basis-Informationen)
• Anlegen einer Vergabe über dem EU-Schwellenwert (siehe 2.3 Vergaben)
• Bezahldatum einer Ausgabe liegt außerhalb des Berichtszeitraums (siehe 2.4 Ausgabenliste)
• im Antrag sind Investitionen geplant, die, sofern vom Partner umgesetzt, mit einer Ausgabe verlinkt werden können (siehe 2.4 Ausgabenliste)

Grüner Kreis mit Häkchen: der Plausibilitäts-Check war erfolgreich.

3.1 Meine Partnerberichte

Mit Einreichung des Partnerberichts wird dieser unter „Meine Projekte – Meine Partnerberichte“ angezeigt.

… der Partnerbericht wurde von dem Projektpartner erstellt und befindet sich in Bearbeitung durch den Projektpartner

… der Partnerbericht wurde vom Projektpartner zur First Level Kontrolle eingereicht

… der First Level Kontrolleur hat mit der Kontrolle des Berichts begonnen

… der First Level Kontrolleur hat die Kontrolle final abgeschlossen

… der First Level Kontrolleur hat den „zuletzt erstellten“ Bericht zur Bearbeitung freigegeben, bevor die Kontrolle begonnen wurde.

… der First Level Kontrolleur hat einen „früher erstellten“ Bericht zur Bearbeitung Projektpartner freigegeben, bevor die Kontrolle begonnen wurde.

… der First Level Kontrolleur hat den „zuletzt erstellten“ Bericht zur Bearbeitung freigegeben, nachdem die Kontrolle begonnen wurde.

… der First Level Kontrolleur hat einen „früher erstellten“ Bericht zur Bearbeitung freigegeben, nachdem die Kontrolle begonnen wurde.