Jems | First Level Kontrolle
Diese Online-Handreichung wurde auf Basis der Jems Version 10 erstellt.
Einzelne Jems-Bezeichnungen können sich in der Zukunft noch verändern, z.B. aufgrund neuer Jems-Versionen und Funktionen sowie Optimierung von Bezeichnungen zum besseren Verständnis der Nutzer. Bezeichnungen auf Screenshots in den Online-Handreichungen können deshalb von den Bezeichnungen im Jems abweichen.
Für wen ist diese Online-Handreichung?
- First Level Kontrolleure, die eingereichte Partnerberichte kontrollieren und Ausgaben zertifizieren
- Projektpartner, die nach Abschluss der Kontrolle lesenden Zugriff auf den vollständigen Jems-Bereich „Kontrolle“ haben
- andere Programmnutzer (zum Beispiel: Verwaltungsbehörde, Gemeinsames Sekretariat, Prüfbehörde)
1. Navigation zum Partnerbericht und zur Kontrolle
1.1 Meine Projekte
Der First Level Kontrolleur sieht unter „Meine Projekte“ eine Liste aller Projekte, in denen Projektpartner beteiligt sind, für die seine Kontrollstelle zuständig ist. Die Projekte werden aufgelistet, sobald die zuständige Kontrollstelle dem Projektpartner im Jems zugewiesen wurde. (siehe unten 6. Verwalten von Kontrollstellen im Jems)
1.2 Meine Partnerberichte
Der First Level Kontrolleur sieht unter „Meine Partnerberichte“ eine Liste aller eingereichten Partnerberichte von den Projektpartnern, denen seine Kontrollstelle zugewiesen wurde. (siehe unten 6. Verwalten von Kontrollstellen im Jems)
1.3 Partnerberichte öffnen
1. Möglichkeit
Wenn der First Level Kontrolleur ein Projekt über „Meine Projekte“ auswählt, kann er über die Seitennavigation „III. Berichterstattung – Partnerberichte“ seinen Projektpartner auswählen. Es wird eine Übersicht mit allen Partnerberichten angezeigt, die der Projektpartner erstellt hat. Der First Level Kontrolleur kann über diese Übersicht einen Partnerbericht oder den Bereich „Kontrolle“ für den Bericht öffnen.
2. Möglichkeit
Wenn der First Level Kontrolleur einen Partnerbericht über „Meine Partnerberichte“ auswählt, öffnet sich der Partnerbericht.
Aufbau des Partnerberichts: siehe Online-Handreichung Partnerbericht
1.4 Wechsel zwischen Partnerbericht und Kontrolle
Der Nutzer kann über die Buttons „zum Partnerbericht“ und „zur Kontrolle“ zwischen den zwei Bereichen wechseln.
siehe Online-Handreichung Nützliche Tipps – 1. Tipp: Mehrere Tabs und Fenster öffnen
Während der Kontrolle hat der Partner nur Zugriff auf den Bereich „Dokumentenaustausch | FLC“.
Nach der Kontrolle hat der Partner Zugriff auf die gesamte Kontrolle.
1.5 TIPP für First Level Kontrolleure
Der First Level Kontrolleur hat die Möglichkeit im Partnerbericht im Reiter „Einreichen“ den Plausibilitäts-Check auszulösen.
Auf diese Weise erhält er einen Überblick insb. über Hinweise zum Partnerbericht, die die Einreichung des Partnerberichts nicht verhindert haben, z.B. wenn
- das Bezahldatum außerhalb des Berichtszeitraums liegt oder
- eine Vergabe noch nicht mit einer Ausgabe verlinkt ist.
2. Kontrolle beginnen
Der First Level Kontrolleur muss bei einem neu eingereichten Partnerbericht den Button „Kontrolle beginnen“ anklicken, um Zugriff auf den Bereich „Kontrolle“ des Berichts zu erhalten.
1. Möglichkeit
Der neu eingereichte Partnerbericht wird über „Meine Partnerberichte“ geöffnet. Der First Level Kontrolleur kann den Button „Kontrolle beginnen“ direkt im Partnerbericht anklicken.
2. Möglichkeit
Der First Level Kontrolleur kann den Button „Kontrolle beginnen“ direkt in der Übersicht der Partnerberichte des jeweiligen Projektpartners anklicken.
3. Aufbau der Kontrolle
Der Aufbau des Bereichs „Kontrolle“ basiert auf einer HIT-Vorlage, die von Interreg-Programmen entwickelt wurde.
Mit “- | nicht erforderlich” haben wir einzelne Teile des Berichts gekennzeichnet, die unausgefüllt bleiben können.
Beachten Sie beim Bearbeiten der Kontrolle die Hinweise, die bereits im Jems verfügbar sind, u.a.
- zur Vollständigkeit von Informationen (*Pflichtfelder)
- zu Besonderheiten des Reiters usw.
3.1 Basis-Informationen
Im Abschnitt „Basis-Informationen“ erfassen die First Level Kontrolleure allgemeine Informationen zur Kontrolle:
- Format der kontrollierten Dokumente (Auswahl der zutreffenden Optionen)
- Art des Partnerberichts (Auswahl der zutreffenden Optionen)
- First Level Kontrolleur + Telefonnummer
- 2. First Level Kontrolleur (sofern zutreffend)
- Art der First Level Kontrolle (sofern zutreffend, werden Vor-Ort-Kontrollen erfasst, die zwischen zwei Partnerberichten durchgeführt wurden)
- Risikobasierte Kontrolle: ja oder nein (Auswahl der zutreffenden Option)
- Beschreibung der Methodik bzw. Gründe zur Festlegung des Prüfumfangs
3.2 Ausgabenliste | FLC
Der First Level Kontrolleur muss in der Ausgabenliste nach rechts scrollen um im Abschnitt „First Level Kontrolle“ das Ergebnis der Kontrolle je Ausgabe zu erfassen; z.B.
- eine Ausgabe als Teil der Stichprobe markieren, indem der Regler nach rechts geschoben wird,
- eine Kürzung in EUR erfassen, d.h. einen Betrag der nicht förderfähig ist, sowie einen Grund der Kürzung (bzw. Art des Fehlers),
- eine Ausgabe zurückstellen; d.h. die Ausgabe wird nicht zertifiziert und der Partner kann nach Klärung des Sachverhalts, die Ausgabe in einem nächsten Partnerbericht wiederaufnehmen. siehe Online Handreichung Partnerbericht 4. Zurückgestellte Ausgaben
Export der Ausgabenliste
Der First Level Kontrolleur kann im Partnerbericht, Reiter: „Export“ die Ausgabenliste als Excel-Datei exportieren.
3.3 Dokumentenaustausch | FLC
! EMPFEHLUNG für First Level Kontrolleure
Anstatt den Partnerbericht zur Bearbeitung freizugeben: nutzen Sie den Bereich „Dokumentenaustausch | FLC“ und bitten Sie Partner, nur in diesem Bereich zusätzliche Dokumente hochzuladen.
-> siehe unten 4. Bericht zur Bearbeitung freigeben
3.4 Kontrolle abschließen
Bevor der First Level Kontrolleur die Kontrolle abschließt, muss er sowohl die notwendigen Angaben zur Kontrolle im Reiter „Basis-Informationen“ und „Ausgabenliste | FLC“ erfassen als auch die Checklisten außerhalb von Jems ausfüllen.
FLC-Checklisten: siehe FLC-Leitlinien Kapitel 6.2 Verwaltungskontrollen und Anlage 3
Tipp
Im Bereich „Übersichten – Projektbudget“ (siehe Seitennavigation links über „Projektberichte“) finden Sie die aktuellsten Finanzdaten zum Projekt und Partner. Die Funktion ist ab Jems Version 11 verfügbar.
Prüfen
Bevor das Abschließen der Kontrolle möglich ist, muss ein automatischer Plausibilitäts-Check durchgeführt werden.
Im Ergebnis der Prüfung wird Ihnen eine Liste von fehlenden oder inkonsistenten Daten angezeigt. Nachdem Sie die notwendigen Ergänzungen für die Kontrolle vorgenommen haben, müssen Sie den Plausibilitäts-Check erneut durchführen.
siehe Online-Handreichung Partnerbericht 2.9 Einreichen
Kontrolle abschließen
Sobald Sie den Button „Kontrolle abschließen“ anklicken, öffnet sich ein Fenster zur Bestätigung der Ordnungs- und Rechtmäßigkeit der Ausgaben. Mit Bestätigung wird die Kontrolle im Jems finalisiert und automatisch einen Kontrollbericht in Englisch generiert. Der First Level Kontrolleur hat jedoch zusätzlich die Möglichkeit, einen Kontrollbericht entweder auf Deutsch oder Polnisch zu generieren.
4. Bericht zur Bearbeitung freigeben
4.1 Warum muss der First Level Kontrolleur darauf achten, welchen Bericht er zur Bearbeitung freigibt?
! ACHTUNG
First Level Kontrolleure müssen zuerst die Jems-Logik der Funktion „Bericht zur Bearbeitung freigeben“ verstehen, um entscheiden zu können, ob sie diese Funktion wirklich verwenden wollen.
Die Jems-Logik der Funktion „Bericht zur Bearbeitung freigeben“ hängt davon ab,
- wann der Bericht, der zur Bearbeitung freigegeben wird, erstellt wurde und
- ob danach bereits weitere Berichte erstellt wurden.
Eine gute Orientierung bietet die Liste der Partnerberichte, die der Projektpartner bereits erstellt hat.
Beispiel 1: „zuletzt erstellter“ Bericht
Der First Level Kontrolleur will den Partnerbericht R.3 zur Bearbeitung freigeben.
In der Liste der Partnerberichte ist zu erkennen, dass der Bericht R.3 der „zuletzt erstellte“ Bericht ist. Es gibt keine Berichte, die danach vom Projektpartner erstellt wurden.
-> siehe unten 4.2 Freigabe des „zuletzt erstellten“ Berichts zur Bearbeitung und 4.4 Konsequenzen der Freigabe
Beispiel 2: „früher erstellter“ Bericht
Der First Level Kontrolleur will den Partnerbericht R.2 zur Bearbeitung freigeben.
In der Liste der Partnerberichte ist zu erkennen, dass vom Projektpartner nach Einreichung des Partnerberichts R.2 , bereits ein neuer Partnerbericht R.3 mit Status „Entwurf“ erstellt wurde. In diesem Fall ist der Partnerbericht R.3 der „zuletzt erstellte“ Bericht und der Partnerbericht R.2 ein früher erstellter Bericht.
-> siehe unten 4.3 Freigabe eines „früher erstellten“ Berichts zur Bearbeitung und 4.4 Konsequenzen der Freigabe
4.2 Freigabe des „zuletzt erstellten“ Berichts zur Bearbeitung
ACHTUNG! Der Projektpartner kann KEINE neuen Partnerberichte erstellen!
Mit Freigabe des „zuletzt erstellten“ Partnerberichts können durch den Projektpartner alle Bereiche des Berichts nahezu vollständig bearbeitet werden.
Ausnahmen
Reiter „Ausgabenliste“
- Ausgabe Nr., Währung und der Wechselkurs werden zum Zeitpunkt der erstmaligen Einreichung des Berichts dauerhaft fixiert.
- Das Löschen von Ausgaben ist NICHT möglich; der Partner kann jedoch Angaben zu einer Ausgabe bearbeiten.
- Das Erstellen von neuen Ausgaben ist NICHT möglich, um Wechselkursprobleme zu vermeiden.
- Die Übersicht der Zurückgestellten Ausgaben ist sichtbar und jede zurückgestellte Ausgabe kann gelöscht oder zum Partnerbericht hinzugefügt werden.
Reiter „Vergaben“
- Vergaben, die im zuletzt erstellten Partnerbericht erstellt wurden, können weiterbearbeitet werden.
- Bei Vergaben, die in früheren Partnerberichten erstellt wurden, können nur Wirtschaftliche Eigentümer, Unterauftragnehmer oder Anlagen hinzugefügt werden.
Hochladen und Ändern von Anlagen
- Reiter „Anlagen | Partnerbericht – Partnerbericht R.x“: Partner können nur neue Anlagen hochladen
- In den anderen Reitern des Berichts (z.B. Arbeitsplan | Fortschritte oder Ausgabenliste) können
- Anlagen hochgeladen werden, sofern noch keine hochgeladene Datei vorhanden ist, oder
- Anlagen, die der Partner vor Einreichung hochgeladen hat , mit einer neuen Datei ersetzt werden.
Bearbeitungsstatus des Partnerberichts nach Freigabe
4.3 Freigabe eines „früher erstellten“ Berichts zur Bearbeitung
Mit Freigabe eines „früher erstellten“ Partnerberichts können durch den Projektpartner kann der Bericht nur eingeschränkt bearbeitet.
Reiter „Ausgabenliste“
- Das Löschen von Ausgaben ist NICHT möglich; der Partner kann nur die folgenden Angaben zu einer Ausgabe bearbeiten:
- Spalte i-Symbol: Häkchen setzen, wenn die Angaben zu einer Ausgabe personenbezogene Daten enthalten, die vor dem Zugriff nicht berechtigter Nutzer geschützt werden soll,
- Auswahl einer Vergabe,
- Anpassen der Beschreibung und Anmerkungen.
- Das Erstellen von neuen Ausgaben ist NICHT möglich, um Wechselkursprobleme zu vermeiden.
- Die Übersicht der Zurückgestellten Ausgaben ist NICHT sichtbar.
Reiter „Vergaben“
- Vergaben, die im aktuellen Partnerbericht erstellt wurden, können NICHT gelöscht werden. Sie können aber weiterbearbeitet werden, mit Ausnahme „Gegenstand des Vertrages“.
Hochladen und Ändern von Anlagen
- Reiter „Anlagen | Partnerbericht – Partnerbericht R.x“: Partner können nur neue Anlagen hochladen
- In den anderen Reitern des Berichts (z.B. Arbeitsplan | Fortschritte oder Ausgabenliste) können
- Anlagen hochgeladen werden, sofern noch keine hochgeladene Datei vorhanden ist, oder
- Anlagen, die der Partner vor Einreichung hochgeladen hat, mit einer neuen Datei ersetzt werden.
Bearbeitungsstatus des Partnerberichts nach Freigabe
4.4 Konsequenzen für die Kontrolle
- Der First Level Kontrolleur kann weder die „Kontrolle beginnen“ noch die „Kontrolle abschließen“, während sich der Partnerbericht in Bearbeitung befindet.
- Hat der First Level Kontrolleur im Jems die Kontrolle begonnen, bevor er den Bericht zur Bearbeitung freigegeben hat, können die Reiter „Basis-Informationen“, „Dokumentenaustausch | FLC“ und „Kontrolle abschließen“ weiter bearbeitet werden. Erfasste Angaben gehen mit erneuter Einreichung des Berichts NICHT verloren.
- Während sich der Partnerbericht in Bearbeitung befindet, sind die Reiter „Ausgabenliste | FLC“ und der Button „Kontrolle abschließen“ gesperrt, bis der Partnerbericht erneut eingereicht wird.
- Reiter „Ausgabenliste | FLC“: mit erneuter Einreichung des Partnerberichts werden Angaben zurückgesetzt, die der First Level Kontrolleur im Bereich „First Level Kontrolle“ seiner „Ausgabenliste | FLC“ bereits erfasst hat; Ausnahme: „Ausgabe zurückstellen“ und „Anmerkungen“.
Hervorhebung von Ausgaben mit Änderungen
Eine Ausgabe wird im „Partnerbericht – Ausgabenliste“ und „Kontrolle – Ausgabenliste | FLC“ orange hervorgehoben, wenn der Partner einzelne Angaben zu einer Ausgabe verändert.
Sofern der Partnerbericht eingereicht und dann durch den First Level Kontrolleur erneut zur Bearbeitung freigegeben wird, wird die Hervorhebung zurückgesetzt und nur die neusten Änderungen hervorgehoben. Werden Angaben manuell in den ursprünglichen Stand geändert, verschwindet die Hervorhebung.
Die Funktion ist ab Jems Version 11 verfügbar.
4.5 Erneute Einreichung des freigegebenen Partnerberichts
- Der Bearbeitungsstatus ändert sich in den Status vor Freigabe des Berichts.
- Es findet keine erneute Umrechnung statt.
- Im Reiter „Kontrolle abschließen“ werden die Budget-Übersichten aktualisiert.
- In der Übersicht der Partnerberichte werden die Finanzdaten aktualisiert.
Bearbeitungsstatus des Partnerberichts nach erneuter Einreichung
-> NEU:
-> NEU:
5. Wie geht es von hier aus weiter?
In der Online-Handreichung Partnerbericht finden Sie Informationen:
- zur Aufnahme von Zurückgestellten Ausgaben in einen nächsten Partnerbericht
In der Online-Handreichung Projektbericht finden Sie Informationen:
- zum Erstellen des Projektberichts
- zum Aufbau des Projektberichts
- zum Freigeben eines Projektberichts zur erneuten Bearbeitung
6. Verwalten von Kontrollstellen im Jems
6.1 Ansicht für Projektpartner
Projektpartner sehen im Antrag unter „Nutzerzuweisung“ in dem grauen Feld, welche Kontrollstelle ihnen im Jems zugewiesen ist.
6.2 Ansicht für First Level Kontrolleure
In der Top-Navigation haben First Level Kontrolleure über den Menüpunkt „FLC“ lesenden Zugriff auf den Bereich, in dem die Verwaltungsbehörde die Kontrollstellen und deren Zuweisung zu Projektpartnern verwaltet. (siehe FLC Leitlinien)
Kontrollstellen
Im Bereich „Kontrollstellen“ (Seitennavigation links) werden Informationen zu der Kontrollstelle angezeigt, der der Nutzer zugewiesen ist.
Folgende Informationen werden für eine Kontrollstelle erfasst und können jederzeit angepasst werden:
- Name der Kontrollstelle: wird im Kontrollbericht exportiert.
- NUTS Explorer: geographischer Zuständigkeitsbereich der Kontrollstelle
- Nutzer und deren FLC-Berechtigungen: Nutzer können die Berechtigung „Lesen“ oder „Bearbeiten“ haben. Der Name der registrierten Nutzer wird im Kontrollbericht exportiert.
ACHTUNG!
Nutzer einer Kontrollstelle müssen sich eigenständig im Jems registrieren und den Jems Helpdesk informieren, damit die Verwaltungsbehörde dem Nutzer die erforderlichen Berechtigungen zuweisen kann.
Zuweisung
Unter „Zuweisung“ (Navigation links) kann eine Kontrollstelle einem Projektpartner ab dem Projektstatus vom Begleitausschuss „Genehmigt“ zugewiesen werden; im Fall von deutschen First Level Kontrolleuren passiert dies spätestens im Ergebnis der Anerkennung für einen deutschen Projektpartner.