Uwaga!
Procedura dla zmian w projektach i pomocnych w tym dokumentów jest obecnie finalizowana!
Poniżej przedstawiamy kluczowe zasady, których należy przestrzegać w związku ze zmianami w projekcie.
Będziemy na bieżąco informować o aktualizacji procedury w naszym Newsflashu i za pośrednictwem naszych kanałów w mediach społecznościowych!
Zmiany w projekcie
Co do zasady wszystkie projekty muszą być realizowane zgodnie z danymi projektu zawartymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie (wersja wniosku w momencie kontraktacji), zarówno pod względem merytorycznym, jak i finansowym. Podczas realizacji projektu transgranicznego mogą jednak pojawić się nieoczekiwane wyzwania, które wymagają dostosowania struktury projektu. (patrz Podręcznik Programu rozdział 6.3)
Komunikacja
Komunikacja w sprawie zmian w projekcie (telefoniczna, e-mailowa itp.) odbywa się wyłącznie między partnerem wiodącym projektu a odpowiednim opiekunem projektu we Wspólnym Sekretariacie.
Odpowiedzialność za składanie wniosków o zmianę w projekcie spoczywa wyłącznie na partnerze wiodącym.
Partnerzy projektu kontaktują się bezpośrednio z partnerem wiodącym w sprawie swoich wniosków o zmianę, który to zbiera i konsultuje je ze Wspólnym Sekretariatem.
Typy zmian projektu w Programie
- zmiana budżetu w ramach zasady elastyczności
- zmiana nieformalna
- formalna zmiana wymagająca zatwierdzenia przez Wspólny Sekretariat i / lub Instytucję Zarządzającą
- formalna zmiana wymagająca zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą i Partnera Programu w danym państwie członkowskim
- formalna zmiana wymagająca zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący.
Procedura
Przed oficjalnym złożeniem wniosku o zmianę partner wiodący kontaktuje się ze Wspólnym Sekretariatem w swoim imieniu lub w imieniu zainteresowanych partnerów i konsultuje się w sprawie rodzaju zmiany, możliwości jej wdrożenia oraz konieczności złożenia oficjalnego wniosku za pośrednictwem Jems. W tym celu prosimy, aby partner wiodący każdorazowo przed złożeniem zapytania skonsultował wszystkie planowane zmiany z partnerami projektu.
Poza uzasadnionymi, wyjątkowymi przypadkami, wnioski o zmianę wymagające zatwierdzenia są zasadniczo możliwe tylko dwa razy w okresie realizacji projektu. Oczekuje się, że zmiany wymagające zatwierdzenia będą konieczne przede wszystkim w drugiej połowie okresu realizacji projektu.
! ZALECENIE: Zanim partner wiodący skontaktuje się z opiekunem projektu we Wspólnym Sekretariacie w celu skonsultowania wniosku o zmianę, zaleca się by zostały sprawdzone następujące punkty:
- Czy zmiana jest objęta szczegółowymi zasadami rachunkowości dla każdej kategorii kosztów? (zob. Podręcznik Programu, rozdział 4.3)
- Czy zmiana może zostać wdrożona w ramach istniejącej elastyczności budżetowej projektu? (zob. Podręcznik Programu, rozdział 6.3.2)
- Czy zmiana wymaga zatwierdzenia? (zob. Podręcznik Programu, rozdział 6.3.4-6.3.6)
Formularze
Wniosek o zmianę (tworzony szablon Word)
Zmiany w budżecie (tworzony szablon Excel)
