Jems | Raport partnera

Tylko użytkownicy Jems, którzy są przypisani we wniosku partnera projektu w sekcji „Przypisanie użytkownika” z uprawnieniem „Edytuj”, mogą tworzyć raporty partnera.

! Uwaga: W przypadku zmiany pracownika wymagane jest nowe Oświadczenie o osobach uprawnionych do korzystania z Jems (Załącznik 1) od danego partnera projektu!

Partner wiodący ma dostęp do odczytu raportów partnera dla swoich partnerów w projekcie. Nie ma jednak żadnego dostępu do danych oznaczonych w zakładce „Lista wydatków”, które jako dane osobowe lub dane przesłane w zakładce „Zamówienia publiczne“ znajdują się w obszarze chronionym.

2.1 Informacje podstawowe

• Należy wybrać okres sprawozdawczy objęty raportem.

(Ręczne określenie początku i końca okresu sprawozdawczego jest wymagane tylko wtedy, gdy partnerzy w projektach inwestycyjnych korzystają z opcji rozliczania wydatków przekraczających 50.000 EUR w połowie okresu sprawozdawczego: patrz Podręcznik Programu 6.2.1)

• Zalecenie: W następnym kroku należy opisać postęp we wdrażaniu „Planu działań” z punktu widzenia partnera i utworzyć listę wydatków, zanim zostaną zaraportowane „Trudności w realizacji” w sekcji „Informacje podstawowe”.

2.2 Plan działań | Postęp

2.3 Zamówienia

Partnerzy projektu tworzą pozycję zamówienia dla każdego udzielonego zamówienia powyżej progu UE.

W takich przypadkach partner projektu musi również podać informacje na temat beneficjenta rzeczywistego wykonawcy i ewentualnie podwykonawców, dla każdej umowy o podwykonawstwo o wartości co najmniej 50.000 netto EUR.

Procedura walidacji (sprawdzenia kompletności) zawiera prosty komunikat przypominający, który można zignorować, o ile przeprowadzone zostały zamówienia tylko poniżej progu UE.

2.4 Lista wydatków

• Utwórz pozycję wydatku dla każdego rzeczywistego wydatku.
• Wybierz odpowiednią „Kategorię kosztów” i połącz przynależną do tego inwestycję i / lub zamówienie publiczne.
• Prześlij dokumenty dotyczące wydatku dopiero po otrzymaniu wezwania od Kontrolera I stopnia.

2.5 Finansowanie

2.6 Załączniki | Raport partnera

Zalecenie: prześlij załączniki do raportu partnera w Jems wyłącznie w porozumieniu ze swoim kontrolerem I stopnia.

Jeśli raport partnera nie został udostępniony do edycji, pliki można przesłać później podczas kontroli poprzez zamieszczenie dokumentu w sekcji „Wymiana dokumentów | FLC”.

Załączniki można przesyłać tylko w sekcji „Raport partnera” (obszar zaznaczony na szaro).

W innych podsekcjach można zobaczyć załączniki, które zostały przesłane w innych sekcjach Raportu partnera.

2.7 Eksport

Użytkownicy Jems mogą eksportować „Listę wydatków” (Partner Report LoE (Excel)) jako plik Excel.

Eksport listy wydatków zawiera zarówno wszystkie wydatki zarejestrowane przez partnera projektu, jak i informacje o statusie raportu partnera.

Z chwilą zakończenia kontroli eksport zawiera również dane z sekcji „Lista wydatków | FLC” (np. część próby, wysokość pomniejszenia, powód korekty, cofnięcie wydatku).

2.8 Przegląd budżetu

Informacje w przeglądach budżetu pokazują stan danych w momencie tworzenia raportu partnera.

Wskazówka

W sekcji „Przegląd – Budżet projektu” (patrz nawigacja po lewej stronie powyżej „Raporty o projekcie”) znajdziesz najnowsze dane finansowe dotyczące projektu i partnerów. Funkcja jest dostępna od wersji 11 Jems.

2.9 Złożenie raportu

„Sprawdź” i „Złóż raport partnera”

Zanim raport będzie mógł być złożony, musi być przeprowadzona automatyczna procedura walidacji (sprawdzenia kompletności)

W wyniku sprawdzenia zostanie wyświetlona lista brakujących lub niespójnych danych. Po wprowadzeniu niezbędnych uzupełnień w raporcie, musi być ponownie przeprowadzona automatyczna procedura sprawdzenia kompletności.

Raport może być złożony, jeśli zostaną wyświetlone tylko zielone lub pomarańczowe komunikaty.

Czerwone kółko z !: komunikat o błędzie, który uniemożliwia złożenie raportu, ponieważ, np. brakuje * wymaganej informacji. Należy postępować zgodnie ze wskazówkami w komunikacie o błędzie i dokonać koniecznej korekty w raporcie. Raport może być złożony dopiero po usunięciu wszystkich czerwonych błędów.

Pomarańczowy trójkąt z !: komunikat „Wskazówka”, który jednak pozwala na złożenie raportu. Pomarańczowe komunikaty-wskazówki są zazwyczaj przypomnieniami, które muszą być przestrzegane indywidualnie i wymagają jedynie dostosowania raportu, jeśli ma to zastosowanie.Pomarańczowy trójkąt z !: komunikat „Wskazówka”, który jednak pozwala na złożenie raportu. Pomarańczowe komunikaty-wskazówki są zazwyczaj przypomnieniami, które muszą być przestrzegane indywidualnie i wymagają jedynie dostosowania raportu, jeśli ma to zastosowanie.

Przykłady:

• Ręczne określenie daty rozpoczęcia i zakończenia okresu sprawozdawczego (patrz 2.1 Informacje podstawowe)
• Utworzenie Zamówienia publicznego powyżej progu UE (patrz 2.3 Zamówienia)
• Data płatności wydatku znajduje się poza okresem sprawozdawczym (patrz 2.4 Lista wydatków)
• We wniosku zaplanowane są inwestycje, które, o ile zostały zrealizowane przez partnera, mogą być powiązane z wydatkiem (patrz 2.4 Lista wydatków).

Zielone kółko z haczykiem: procedura sprawdzenia kompletności powiodła się.

3.1 Moje raporty partnera

Wraz ze złożeniem raportu partnera zostanie on wyświetlony w sekcji „Moje projekty – Moje raporty partnera”.

… raport partnera został złożony przez partnera projektu i znajduje się w opracowaniu przez partnera projektu

… Raport partnera został złożony przez partnera projektu do Kontroli I stopnia

… Kontroler I stopnia rozpoczął kontrolę raportu

… Kontroler I stopnia zakończył ostatecznie kontrolę

… Kontroler I stopnia udostępnił „ostatnio utworzony” raport do edycji, zanim rozpoczęła się kontrola

… Kontroler I stopnia udostępnił „wcześniej” utworzony raport do edycji partnerowi projektu, zanim rozpoczęła się kontrola

… Kontroler I stopnia udostępnił „ostatnio utworzony” raport do edycji, po tym jak rozpoczęła się kontrola..

… Kontroler I stopnia udostępnił „wcześniej” utworzony raport do edycji partnerowi projektu, po tym jak rozpoczęła się kontrola.