Jems | Raport o projekcie
Niniejsza instrukcja online została stworzona w oparciu o Jems w wersji 10.
Poszczególne określenia w Jems mogą ulec w przyszłości zmianie, np. ze względu na nowe wersje i funkcje Jems, a także ich optymalizację w celu lepszego zrozumienia przez użytkowników. Z tego względu określenia na zrzutach ekranu w instrukcjach online mogą różnić się od określeń w systemie Jems.
Dla kogo jest ta Instrukcja?
- Partnerzy wiodący, którzy przygotowują i składają raporty o projekcie
- Wspólny Sekretariat, który sprawdza raporty o projekcie
- inni użytkownicy Programu (na przykład: Instytucja Zarządzająca, Instytucja Księgująca, Instytucja Audytowa)
1. Tworzenie raportu o projekcie
Dostęp do sekcji „Raporty o projektach” można uzyskać za pomocą nawigacji po lewej stronie. Podczas tworzenia raportów o projektach należy zwrócić uwagę na informacje, które są już dostępne w Jems, w tym:
- dotyczące kompletności raportów (*pola obowiązkowe)
- dotyczące kolejności i przebiegu raportowania oraz
- możliwoci edytowania podczas kontroli dokonywanej przez Wspólny Sekretariat.
Tylko partnerzy wiodący mogą utworzyć raport o projekcie.
! Uwaga: W przypadku zmiany pracownika wymagane jest nowe oświadczenie o osobach uprawnionych do korzystania z Jems!
Partnerzy projektu mają dostęp do odczytu raportów o projekcie swoich partnerów wiodących
2. Struktura raportu o projekcie
Struktura raportu o projekcie opiera się na szablonie HIT opracowanym przez programy Interreg.
Poszczególne części raportu zostały oznaczone jako „- | niewymagane”, można pozostawić je puste.
2.1 Informacje podstawowe
Należy wybrać okres sprawozdawczy, którego dotyczy raport. Partner wiodący przygotowuje co najmniej jeden raport o projekcie dla każdego okresu sprawozdawczego.
Przygotowując raport o projekcie, należy określić jego rodzaj:
- merytoryczny raport o projekcie („tylko treść”)
- finansowy raport o projekcie („tylko finanse”) lub
- merytoryczny i finansowy raport o projekcie („obie opcje”) => przypadek standardowy
Raporty merytoryczne partnerów wiodących odnoszą się do najważniejszych działań realizowanych w projekcie (w tym działań komunikacyjnych) oraz wszelkich napotkanych problemów (w tym wdrożonych rozwiązań).
W przypadku raportów finansowych, certyfikowane przez FLC raporty wszystkich partnerów projektu z tego samego okresu sprawozdawczego co raport o projekcie są wykazywane w raporcie o projekcie.
2.2 Plan działań | Postęp
Partner wiodący dostarcza informacji na temat stanu realizacji inwestycji, działań i produktów z perspektywy całego projektu. Należy również przedstawić zakres, w jakim partnerzy projektu przyczynili się do tego.
Wskazówka:
Partnerzy wiodący mogą raportować osiągnięte wartości wskaźników produktu w sposób ciągły w raportach o projekcie lub jednorazowo w ostatnim raporcie o projekcie. Jeśli partnerzy wiodący zdecydują się na ciągłe raportowanie osiągniętych wartości, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:
- w Jems zapisywane są tylko liczby całkowite (wyjątek: O058)
- osiągnięte wartości są rozliczane tylko raz w okresie sprawozdawczym, w którym zostały osiągnięte. Oznacza to, że tylko wzrost osiągnięty w okresie sprawozdawczym jest ujmowany w Jems. Należy uważać, aby uniknąć wielokrotnego rozliczania osiągniętych wartości w kolejnych raportach o projekcie! -> patrz 2.7 Złożenie raportu w tej Instrukcji online
2.3 Wyniki i zasady
Wskazówka:
Partnerzy wiodący mogą raportować osiągnięte wartości wskaźników rezultatu w sposób ciągły w raportach o projekcie lub jednorazowo w ostatnim raporcie o projekcie. Jeśli partnerzy wiodący zdecydują się na ciągłe raportowanie osiągniętych wartości, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:
- w Jems zapisywane są tylko liczby całkowite
- osiągnięte wartości są ujmowane tylko raz w okresie sprawozdawczym, w którym zostały osiągnięte. Oznacza to, że tylko wzrost osiągnięty w okresie sprawozdawczym jest ujmowany w Jems. Należy uważać, aby uniknąć wielokrotnego rozliczenia osiągniętych wartości w kolejnych raportach o projekcie!
! Uwaga
Informacje na temat zasad horyzontalnych są wymagane tylko w ostatnim raporcie merytorycznym dotyczącym projektu.
patrz Podręcznik Programu rozdział 6.4.2 Końcowy raport o projekcie
2.4 Scertyfikowane wydatki
W raporcie o projekcie należy uwzględnić scertyfikowane raporty wszystkich partnerów za wybrany okres sprawozdawczy.
Gdy scertyfikowane raporty partnerów zostaną uwzględnione w raporcie o projekcie, nie można ich już wybierać w przyszłych raportach o projekcie.
2.5 Załączniki | Raport o projekcie
Zalecenie: Załączniki do raportu o projekcie należy przesyłać w Jems wyłącznie w porozumieniu ze Wspólnym Sekretariatem.
Załączniki można przesyłać tylko w sekcji „Raport o projekcie” (obszar zaznaczony na szaro).
W innych podsekcjach można zobaczyć załączniki, które zostały przesłane w innych częściach raportu o projekcie.
Jeśli raport o projekcie nie został udostępniony do edycji, pliki można przesłać później w sekcji „Kontrola WS” w zakładce „Wymiana dokumentów | WS”.
2.6 Przegląd budżetu
Informacje w przeglądach budżetu pokazują stan danych w momencie tworzenia raportu o projekcie.
Wskazówka
W sekcji „Przegląd – Budżet projektue” (patrz nawigacja po lewej stronie powyżej „Raporty o projekcie”) znajdują się najnowsze dane finansowe dotyczące projektu i partnerów. Funkcja jest dostępna od wersji 11 Jems.
2.7 Złożenie raportu
„Sprawdź” i „Złóż raport o projekcie”
Przed złożeniem raportu należy przeprowadzić automatyczną walidację (kontrolę kompletności). W wyniku sprawdzenia zostanie wyświetlona lista brakujących lub niespójnych danych. Po wprowadzeniu niezbędnych uzupełnień do raportu należy ponownie przeprowadzić kontrolę kompletności. Raport można złożyć, gdy wyświetlane są tylko zielone lub pomarańczowe komunikaty.
Czerwone kółko z !: Jest to komunikat o błędzie, który uniemożliwia przesłanie raportu, np. z powodu braku * wymaganych danych. Należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w komunikacie o błędzie i wprowadzić niezbędne poprawki do raportu. Raport można przesłać dopiero po poprawieniu wszystkich czerwonych błędów dotyczących kompletności.
Pomarańczowy trójkąt z !: jest to komunikat ze „wskazówką”, który jednak pozwala na przesłanie raportu. Pomarańczowe komunikaty „wskazówki” są zazwyczaj przypomnieniami, które muszą być traktowane indywidualnie i wymagają jedynie dostosowania raportu, jeśli ma to uzasadnienie. Przykłady:
- osiągnięta wartość lub skumulowana osiągnięta wartość wskaźnika produktu przekracza wartość docelową zaplanowaną we wniosku
Zielone kółko z haczykiem: kontrola kompletności zakończyła się pomyślnie.
3. Po złożeniu raportu o projekcie
3.1 Moje raporty o projekcie
Po przesłaniu raportu o projekcie zostanie on wyświetlony w sekcji „Moje projekty” „Moje raporty o projekcie”.
3.2 Status opracowania
Wyróżniony kolorem status raportu można śledzić chronologicznie w Jems w przeglądach „Moje raporty o projekcie” i „Raporty o projekcie”, a także w odpowiednim raporcie w zakładce „Podstawowe informacje”.
Znaczenie
… raport o projekcie został sporządzony i jest przetwarzany przez partnera wiodącego.
… raport o projekcie został złożony przez partnera wiodącego do sprawdzenia przez Wspólny Sekretariat i refundacji.
… Wspólny Sekretariat rozpoczął kontrolę raportu o projekcie.
… Wspólny Sekretariat zakończył kontrolę i przekazał raport o projekcie do działu księgującego w celu dokonania refundacji.
… Wspólny Sekretariat udostępnił „ostatnio złożony” raport o projekcie do edycji przez partnera wiodącego przed rozpoczęciem kontroli WS.
… Wspólny Sekretariat udostępnił „wcześniej złożony” raport o projekcie do edycji przez partnera wiodącego przed rozpoczęciem kontroli WS.
… Wspólny Sekretariat udostępnił „ostatni złożony” raport o projekcie do edycji przez partnera wiodącego po rozpoczęciu kontroli WS.
… Wspólny Sekretariat udostępnił „wcześniej złożony” raport o projekcie do edycji przez partnera wiodącego po rozpoczęciu kontroli WS.
3.3 Automatyczne powiadomienia
Jems wysyła automatyczne powiadomienia do partnera wiodącego, partnerów projektu i Wspólnego Sekretariatu, gdy wystąpią następujące zdarzenia:
- project report submitted: raport o projekcie został złożony
- project report reopened: WS udostępnił raport o projekcie do edycji przez partnera wiodącego
- project report – JS verification finalised: zakończono kontrolę raportu o projekcie i przekazano go do działu księgującego w celu dokonania refundacji na rzecz partnera wiodącego.
- JS verification – file upload: Dokument został przesłany w sekcji „Kontrola WS – Wymiana dokumentów | WS”.
- JS verification – file deletion: Dokument został usunięty w sekcji „Kontrola WS – Wymiana dokumentów | WS „.
4. Struktura kontroli WS
4.1 Nawigacja między raportem o projekcie a kontrolą WS
Użytkownik może przełączać się między tymi dwoma sekcjami za pomocą przycisków „Do raportu o projekcie” i „Do kontroli WS”.
4.2 Wskazówki dla Wspólnego Sekretariatu
Wspólny Sekretariat ma możliwość uruchomienia procedury sprawdzenia kompletności w zakładce „Złóż” w raporcie o projekcie.
W ten sposób otrzymuje przegląd, w szczególności uwag do raportu o projekcie, które nie uniemożliwiają złożenia raportu partnera, np. jeśli
- osiągnięta wartość wskaźnika produktu przekracza planowaną wartość docelową.
-> patrz 2.7 Złożenie raportu w tej Instrukcji online
4.3 Struktura kontroli WS
Podczas kontroli WS partner wiodący może przesyłać w sekcji „Wymiana dokumentów | WS” dokumenty, które są wymagane przez Wspólny Sekretariat w trakcie kontroli WS.
Po zakończeniu kontroli WS partner wiodący ma dostęp do przeglądów budżetu.
Wskazówka
W sekcji „Przegląd – Budżet projektu” (patrz nawigacja po lewej stronie powyżej „Raporty o projekcie”) znajdują się najnowsze dane finansowe dotyczące projektu i partnerów. Funkcja jest dostępna od wersji 11 Jems.
5. Udostępnienie raportu do edycji
Wspólny Sekretariat może udostępnić raport o projekcie do ponownego opracowania przez partnera wiodącego.
Konsekwencje udostępnienia
- Rodzaj udostępnionego raportu nie może zostać zmieniony.
- Jeśli otwarty jest „ostatnio przesłany” raport, partner wiodący nie może tworzyć żadnych nowych raportów o projekcie.
- Jeśli przesłano jeden lub więcej raportów o projekcie, możliwość ich edycji zależy od rodzaju raportu w następujący sposób:
Znaczenie “Ograniczone przetwarzanie”
- Pola daty i pola tekstowe można edytować.
- Pola liczbowe są zablokowane.
- Lista raportów partnerów z certyfikatem FLC nie może zostać zmieniona.
- Przesyłanie plików jest możliwe.
- Zakładka „Plan działań | Postęp”: Nie można zmienić pola wyboru „W pełni zrealizowane” i wyboru statusu dla inwestycji i działań.
6. Co dalej?
Gdy tylko Wspólny Sekretariat zakończy kontrolę WS, raport o projekcie jest przekazywany do działu księgującego w celu uruchomienia płatności na rzecz partnera wiodącego.
W Instrukcji online – Przegląd i cechy szczególne funduszy małych projektów (w trakcie przygotowania) znajduja się informacje:
- do przegląd „Wskaźniki” i „Budżet projektu”
- do sekcji „Zaliczki”
- do sekcji „Korekty”
- na temat specjalnych zasad sprawozdawczości funduszy małych projektów