Jems | Kontrola I stopnia
Niniejsza instrukcja online została stworzona w oparciu o Jems w wersji 10.
Poszczególne określenia w Jems mogą ulec w przyszłości zmianie, np. ze względu na nowe wersje i funkcje Jems, a także ich optymalizację w celu lepszego zrozumienia przez użytkowników. Z tego względu określenia na zrzutach ekranu w instrukcjach online mogą różnić się od określeń w systemie Jems.
Dla kogo przeznaczona jest Instrukcja online?
- Kontrolerzy I stopnia, którzy sprawdzają złożone raporty partnerów i certyfikują wydatki
- Partnerzy projektu, którzy po zakończeniu kontroli mają dostęp do odczytu kompletnej sekcji „Kontrola” w Jems
- inni użytkownicy Programu (na przykład: Instytucja Zarządzająca, Wspólny Sekretariat, Instytucja Audytowa)
1. Nawigacja do raportu partnera i kontroli
1.1 Moje projekty
W sekcji „Moje projekty” Kontroler I stopnia widzi listę wszystkich projektów, w które zaangażowany jest partner projektu i za które odpowiedzialna jest dany organ kontrolny. Projekty są wyświetlane na liście, gdy tylko odpowiedzialna organ kontrolny zostanie przypisana do partnera projektu w Jems (patrz poniżej 6. Zarządzanie organami kontrolnymi w Jems ).
1.2 Moje raporty partnera
W sekcji „Moje Raporty partnera” Kontroler I stopnia widzi listę wszystkich raportów partnera złożonych przez partnerów projektu, do których została przypisana jego organ kontrolny (patrz poniżej 6. Zarządzanie organami kontrolnymi w Jems).
1.3 Otwórz raporty partnera
1. Możliwość
Jeśli kontroler I stopnia wybierze projekt poprzez „Moje projekty”, może wybrać swojego partnera projektu poprzez nawigację strony „III. Sprawozdawczość – Raporty partnera”. Wyświetlony zostanie przegląd wszystkich raportów partnera sporządzonych przez partnera projektu. Kontroler I stopnia może użyć tego przeglądu, aby otworzyć raport partnera lub sekcję „Kontrola” dla raportu.
2. Możliwość
Jeśli kontroler I stopnia wybierze raport partnera poprzez „Moje raporty partnera”, raport partnera zostanie otwarty.
Struktura raportu partnera: patrz Instrukcja online Raport partnera
1.4 Przełączanie między raportem partnera i kontrolą
Użytkownik może przełączać się między tymi dwoma sekcjami za pomocą przycisków „Do raportu partnera” i „Do kontroli”.
Podczas kontroli partner ma dostęp tylko do sekcji „Wymiana dokumentów | FLC”. Po kontroli partner ma dostęp do całej kontroli.
1.5 WSKAZÓWKA dla kontrolerów I stopnia
Kontroler I stopnia ma możliwość uruchomienia procedury walidacji (sprawdzenia kompletności) w raporcie partnera w zakładce „Złóż”.
W ten sposób otrzymuje on przegląd, w szczególności wskazówki dotyczące raportu partnera, które nie uniemożliwiły złożenia raportu partnera, np. jeśli
- data płatności przypada poza okres sprawozdawczy lub
- zamówienie nie jest jeszcze powiązane z wydatkiem
patrz Instrukcja online – Raport partnera, 2.9 Złożenie raportu
2. Rozpoczęcie kontroli
Kontroler I stopnia musi kliknąć przycisk ”Rozpocznij kontrolę” przy nowo złożonym raporcie partnera, aby uzyskać dostęp do sekcji „Kontrola” raportu.
1. Możliwość
Nowo złożony raport partnera jest otwierany poprzez „Moje raporty partnera”. Kontroler I stopnia może kliknąć przycisk „Rozpocznij kontrolę” bezpośrednio w raporcie partnera.
2. Możliwość
Kontroler I stopnia może kliknąć przycisk „Rozpocznij kontrolę” bezpośrednio w przeglądzie raportów partnera danego partnera projektu.
3. Struktura kontroli
Struktura sekcji „Kontrola” opiera się na szablonie HIT opracowanym w ramach programów Interreg.
Niektóre części raportu zostały oznaczone jako „- | niewymagane” i można pozostawić je puste.
Podczas przeprowadzania kontroli należy stosować się do wskazówek , które są dostępne w Jems, w tym
- na kompletność informacji (*pola obowiązkowe)
- na szczególne cechy danej zakładki, itd.
3.1 Informacje podstawowe
W rozdziale „Informacje podstawowe” Kontrolerzy I stopnia wprowadzają ogólne informacje dotyczące kontroli
- Format kontrolowanych dokumentów (Wybór odpowiednich opcji)
- Rodzaj raportu partnera (Wybór odpowiednich opcji)
- Kontroler I stopnia + numer telefonu
- Drugi kontroler I stopnia (o ile dotyczy)
- Rodzaj kontroli I stopnia (w stosownych przypadkach rejestrowane są kontrole na miejscu, przeprowadzone między dwoma raportami partnera)
- Kontrola oparta na analizie ryzyka: tak lub nie (Wybór odpowiedniej opcji)
- Opis metodologii lub powodów ustalenia zakresu kontroli
3.2 Lista wydatków | FLC
Kontroler I stopnia musi przewinąć listę wydatków w prawo, aby wprowadzić wynik kontroli dla każdego wydatku w rozdziale „Kontrola I stopnia”; np.
- zaznaczyć wydatek jako część próby losowej, przesuwając suwak w prawo,
- ująć pomniejszenie w EUR, tj. kwotę, która nie jest kwalifikowalna oraz powód pomniejszenia (względnie rodzaj błędu),
- cofnąć wydatek; tj. wydatek, który nie jest scertyfikowany, a partner może włączyć wydatek w następnym raporcie partnera po wyjaśnieniu faktycznego stanu rzeczy. patrz Instrukcja online – Raport partnera, 4. Wydatki cofnięte
Eksport listy wydatków
Kontroler I stopnia może w raporcie partnera, zakładka: „Eksport”, eksportować listę wydatków jako plik Excel.
3.3 Wymiana dokumentów | FLC
! ZALECENIE dla kontrolerów I stopnia
Zamiast udostępnić raport partnera do edycji: użyj sekcji „Wymiana dokumentów | FLC” i poproś partnera o przesyłanie dodatkowych dokumentów tylko w tej sekcji
-> patrz poniżej 4. Udostępnienie raportu do edycji
3.4 Zakończenie kontroli
Zanim kontroler I stopnia zakończy kontrolę, musi wprowadzić zarówno niezbędne informacje dotyczące kontroli w zakładce „Informacje podstawowe” i „Lista wydatków | FLC”, jak i wypełnić listy kontrolne poza Jems.
Listy kontrolne FLC: patrz Wytyczne do FLC rozdział 6.2 Kontrole administracyjne i Załącznik nr 3
Wskazówka
W sekcji ” Przegląd – Budżet projektu” (patrz nawigacja po lewej stronie przez „Raporty o projekcie”) znajdują się najnowsze dane finansowe dotyczące projektu i partnera. Funkcja jest dostępna od wersji 11 Jems.
Sprawdzenie
Zanim zakończenie kontroli będzie możliwe, musi być przeprowadzona automatyczna procedura walidacji (sprawdzenia kompletności).
W wyniku sprawdzenia zostanie wyświetlona lista brakujących lub niespójnych danych. Po dokonaniu niezbędnych uzupełnień należy ponownie przeprowadzić procedurę sprawdzenia kompletności.
patrz Instrukcja online – Raport partnera, 2.9 Złożenie raportu
Zakończenie kontroli
Po kliknięciu przycisku „Zakończ kontroli” otworzy się okno do potwierdzenia poprawności i legalności wydatków. Po potwierdzeniu kontrola w Jems jest finalizowana, a raport z kontroli jest automatycznie generowany w języku angielskim. Kontroler I stopnia ma jednakże dodatkową możliwość wygenerowania raportu z kontroli albo w języku polskim albo w języku niemieckim.
4. Udostępnienie raportu do edycji
4.1 Dlaczego kontroler I stopnia musi zwracać uwagę na to, który raport udostępnia do edycji?
! UWAGA
Kontrolerzy I stopnia muszą najpierw zrozumieć logikę funkcji Jems „Udostępnij Raport do edycji”, aby móc zdecydować, czy naprawdę chcą korzystać z tej funkcji.
Logika funkcji Jems ” Udostępnij Raport do edycji” zależy od tego,
- kiedy raport udostępniony do edycji został sporządzony i
- czy kolejne raporty zostały już sporządzone.
Dobrą orientację zapewnia lista raportów partnera, które zostały już sporządzone przez partnera projektu.
Przykład 1: „Ostatnio utworzony” raport
Kontroler I stopnia chce udostępnić raport partnera R.3 do edycji. Na liście raportów partnera zostało rozpoznane, że raport R.3 jest „ostatnio utworzonym” raportem. Nie ma żadnych raportów, które zostały utworzone później.
-> patrz poniżej 4.2 Udostępnienie „ostatnio utworzonego” raportu do edycji i 4.4 Konsekwencje udostępnienia.
Przykład 2: „Poprzednio utworzony” raport
Kontroler I stopnia chce udostępnić Raport partnera R.2 do edycji. Na liście raportów partnera zostało rozpoznane, że po złożeniu przez partnera projektu raportu partnera R.2, został utworzony już nowy raport R.3 ze statusem „Wersja robocza”. W takim przypadku raport partnera R.3 jest „ostatnio utworzonym” raportem, a raport partnera R.2 jest wcześniej utworzonym raportem. -> patrz poniżej 4.3 Udostępnienie „wcześniej utworzonego” raportu do edycjii 4.4 Konsekwencje udostępnienia.
4.2 Udostępnienie „ostatnio utworzonego” raportu do edycji
! UWAGA: Partner projektu NIE MOŻE sporządzać żadnych nowych Raportów partnera!
Po udostępnieniu „ostatnio utworzonego” raportu partnera, partner projektu może opracowywać wszystkie sekcje raportu prawie w całości.
Wyjątki
Zakładka „Lista wydatków“
- Numer wydatku, waluta i kurs wymiany są na stałe ustalone w momencie złożenia pierwszego raportu.
- NIE jest możliwe usuwanie wydatków; Partner może jednak edytować dane dotyczące wydatku.
- NIE jest możliwe utworzenie nowych wydatków w celu uniknięcia problemów związanych z kursem wymiany.
- Przegląd cofniętych wydatków jest widoczny i każdy cofnięty wydatek można usunąć lub dodać do raportu partnera.
Zakładka „Zamówienia“
- Zamówienia publiczne, które zostały sporządzone w ostatnim raporcie partnera mogą być dalej opracowywane.
- W przypadku zamówień publicznych sporządzonych w poprzednich raportach partnera, można dodać tylko beneficjentów rzeczywistych, podwykonawców lub załączniki.
Przesyłanie i zmiana załączników
- Zakładka „Załączniki | Raport partnera – Raport partnera R.x”: Partnerzy mogą przesyłać tylko nowe załączniki
- W innych zakładkach raportu (np. plan działań | postępy lub lista wydatków)
- Załączniki mogą być przesyłane, o ile nie ma jeszcze żadnego przesłanego pliku albo
- Załączniki, które zostały przesłane przez partnera przed złożeniem, będą zastąpione nowym plikiem.
Status opracowywania raportu partnera po udostępnieniu
4.3 Udostępnienie „wcześniej utworzonego” raportu do edycji
W przypadku udostępnienia „wcześniej utworzonego” raportu partnera, może on być opracowywany przez partnera projektu tylko w ograniczonym zakresie.
Zakładka „Lista wydatków“
- NIE jest możliwe usuwanie wydatków; Partner może edytować następujące dane dotyczące wydatków:
- Symbol kolumny i: Zaznacz to pole, jeśli dane dotyczące wydatku zawierają dane osobowe, które powinny być chronione przed dostępem nieupoważnionych użytkowników,
- Wybór Zamówienia publicznego,
- dostosowanie opisu i uwag.
- NIE jest możliwe utworzenie nowych wydatków w celu uniknięcia problemów związanych z kursem wymiany.
- Przegląd cofniętych wydatków NIE jest widoczny.
Zakładka „Zamówienia”
- Zamówienia sporządzone w bieżącym raporcie partnera, NIE MOGĄ zostać usunięte. Można je jednak dalej opracowywać, za wyjątkiem „Przedmiot umowy”.
Przesyłanie i zmiana załączników
- Zakładka Załączniki | Raport partnera – „Raport partnera R.x”: Partnerzy mogą przesyłać tylko nowe załączniki
- W innych zakładkach Raportu (np. plan działań | postępy lub lista wydatków)
- Załączniki mogą być przesyłane, o ile nie ma jeszcze żadnego przesłanego pliku albo
- Załączniki, które zostały przesłane przez Partnera przed złożeniem, będą zastąpione nowym plikiem.
Status opracowywania Raportu partnera po udostępnieniu
4.4 Konsekwencje dla kontroli
- Kontroler I stopnia nie może ani „Rozpocząć kontroli” ani „Zakończyć kontroli” w trakcie, gdy raport partnera jest opracowywany.
- Jeśli Kontroler I stopnia rozpoczął kontrolę w Jems zanim raport został udostępniony do edycji, zakładki „Informacje podstawowe”, „Wymiana dokumentów | FLC” i „Zakończenie kontroli” mogą być nadal opracowywane. Zarejestrowane dane NIE zostaną utracone po ponownym złożeniu raportu.
- Podczas gdy raport partnera znajduje się w trakcie opracowywania, zakładki „Lista wydatków | FLC” i przycisk „Zakończ kontroli” są zablokowane do czasu ponownego złożenia raportu partnera.
- Zakładka „Lista wydatków | FLC”: po ponownym złożeniu raportu partnera resetowane są dane, które kontroler I stopnia wprowadził już w sekcji „Kontrola I stopnia” jego „Listy wydatków | FLC”; wyjątek: „Wydatki cofnięte” i „Uwagi”.
4.5 Ponowne złożenie udostępnionego raportu partnera
- Status opracowywania zmienia się w status przed udostępnieniem raportu.
- Nie ma żadnego ponownego przeliczenia.
- W zakładce „Zakończenie kontroli” przeglądy budżetu są zaktualizowane.
- W przeglądzie raportów partnera, dane finansowe są zaktualizowane.
Status opracowywania raportu partnera po ponownym złożeniu
-> NOWOŚĆ:
-> NOWOŚĆ:
Oznaczenie wydatków ze zmianami
Wydatek jest oznaczony na pomarańczowo w „Raporcie partnera – Lista wydatków” i „Kontrola – Lista wydatków | FLC”, jeśli partner zmienił pojedyncze dane wydatku. Jeśli raport partnera zostanie złożony, a następnie ponownie udostępniony przez kontrolera I stopnia do edycji, oznaczenie zostanie zresetowane i podświetlone zostaną tylko najnowsze zmiany. Jeżeli dane zostaną zmienione ręcznie do pierwotnego stanu, oznaczenie zniknie. Funkcja jest dostępna od wersji 11 Jems.
5. Co dalej?
W Instrukcja online – Raport partnera można znaleźć informacje:
- dotyczące uwzględnienia cofniętych wydatków w kolejnym raporcie partnera
W Instrukcja online – Raport o projekcie można znaleźć informacje dotyczące:
- utworzenia raportu o projekcie
- struktury raportu o projekcie
- udostępnienia raportu o projekcie do dalszego edycji
6. Zarządzanie organami kontrolnymi w Jems
6.1 Widok dla partnerów projektu
Partnerzy projektu widzą we wniosku w sekcji „Przypisanie użytkownika” w szarym polu, jakie organy kontrolne zostały im przypisane w Jems.
6.2 Widok dla Kontrolerów I Stopnia
W górnej nawigacji kontrolerzy I stopnia mają dostęp do odczytu poprzez pozycję menu „FLC” do sekcji, w której Instytucja Zarządzająca zarządza organami kontrolnymi i ich przypisaniem do partnerów projektu. patrz Wytyczne do FLC
Organy kontrolne
W sekcji „Organy kontrolne” (nawigacja po lewej stronie) wyświetlane są informacje dotyczące organu kontrolnego, do której przypisany jest użytkownik.
Poniższe informacje są rejestrowane dla organu kontrolnego i można je dostosować w dowolnym momencie:
- Nazwa jednostki kontrolnej: jest eksportowana w raporcie z kontroli.
- NUTS Explorer: geograficzny obszar odpowiedzialności organu kontrolnego
- Użytkownicy i ich uprawnienia FLC: Użytkownicy mogą mieć uprawnienia do „Czytaj” lub „Edytuj”. Nazwa zarejestrowanych użytkowników jest eksportowana w raporcie z kontroli.
UWAGA!
Użytkownicy organu kontrolnego muszą samodzielnie zarejestrować się w systemie Jems i poinformować o tym Jems Helpdesk, ażeby Instytucja Zarządzająca mogła przyznać użytkownikowi niezbędne uprawnienia.
Przypisanie
W sekcji „Przypisanie” (nawigacja po lewej) organ kontrolny może zostać przypisana do partnera projektu począwszy od statusu projektu „Zatwierdzony” przez Komitet Monitorujący; w przypadku niemieckich kontrolerów I stopnia, dzieje się to najpóźniej w wyniku uznania kontrolera dla niemieckiego partnera projektu.