FAQ Antragstellung

FRAGE

ANTWORT

Was bedeutet der Begriff “öffentliche Organisation”, der im Programmhandbuch vorkommt?

Ziel dieser Regelung ist es sicherzustellen, dass nur finanziell und administrativ leistungsfähige Organisation das Management eines Projektes übernehmen und Vertragspartner werden. Dies soll solche Organisationen ausschließen, die nicht in der Lage sein werden, eine angemessene Sicherheit nachzuweisen.

Die Definition beruht u.a. auf die Regelungen der EU RICHTLINIE 2014/24/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 26. Februar 2014.

Die Verwaltungsbehörde entscheidet anhand dieser Grundsätze, ob eine Einrichtung als Leadpartner (LP) für ein Projekt in Frage kommt.

Kann ein Projekt mehr als einem spezifischen Ziel zugeordnet werden?

Ein Projekt kann thematisch mit nur einem spezifischen Ziel verbunden sein. Auch bei Projekten mit theoretischem Bezug zu zwei spezifischen Zielen sollte das wesentlichere spezifische Ziel gewählt werden.

Welcher EUR/PLN-Wechselkurs ist für die Haushaltsplanung zu wählen?

Bei der Planung des Budgets gibt es keine eindeutigen Angaben, aber wenn der jeweilige Partnerbericht zum ersten Mal eingereicht wird, rechnet Jems die Ausgaben in PLN automatisch in EUR um.

Die Umrechnung basiert auf den monatlich festgelegten Kursen, die in der InforEuro-Datenbank der Europäischen Kommission verfügbar sind.

Müssen die Projektpartner über gleich hohe Budgets verfügen?

Die Budgets müssen nicht gleich hoch sein. Bei der Festlegung des Budgets sollte sich jeder Partner von den folgenden Grundsätzen leiten lassen:

• Sind im Projekt alle Kosten eingeplant?
• Entspricht der Kostenplan dem Grundsatz der Sparsamkeit?
• Weist das Budget einen klaren Bezug auf die geplanten Aktivitäten auf?
• Rechtfertigt die Einbindung der Projektpartner, deren Aktivitäten und deren Budgetverteilung die Beantragung eines deutsch-polnischen Kooperationsprojektes?

Sollten die Marktforschungsunterlagen für jede Haushaltslinie dem Antrag beigefügt werden?

Der Grundsatz der Einholung von mindestens 3 Angeboten ist im öffentlichen Vergaberecht geregelt. Die Ergebnisse der Marktforschung müssen bei der Beantragung von Fördermitteln vorgelegt werden. Andererseits wird die Einhaltung der Vorschriften für das öffentliche Auftragswesen in der Phase der Abrechnung der Ausgaben überprüft.

Sollen eine oder zwei Kommunikationsaktivitäten in den Antrag aufgenommen werden?

Um die Mindestanforderungen an das Programm für die Kommunikationsaktivitäten des Projekts zu gewährleisten, muss jedes Projekt zwei Aktivitäten in diesem Bereich erstellen: “Standard-Kommunikationsaktivitäten” sowie projektspezifische Kommunikationsaktivitäten.

Ist festgelegt, wie hoch der maximale Wert des Projekts sein kann?

Es wurde kein Maximalwert für das Projekt festgelegt, aber bei der Beantragung einer Förderung sollten die im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Förderanträgen verfügbaren Mittel, die Wahrscheinlichkeit der Teilnahme anderer Antragsteller und die Art des spezifischen Ziels berücksichtigt werden. Nur die Ausgaben, die zur Erreichung des Projektziels erforderlich sind, sollten in das Projektbudget aufgenommen werden.

Erhält ein Projekt mit einem Budget von weniger als 200.000 EUR eine Vorauszahlung oder wird der gesamte Zuschuss erst nach Abschluss des Projekts ausgezahlt?

Das Programm sieht keine Zahlung von Vorschüssen vor.

Können die Berichte häufiger als alle sechs Monate eingereicht werden?

Jems unterteilt die Projektzeiträume automatisch in 6-monatige Berichtszeiträume. Momentan gibt es keine Möglichkeit, Projekte häufiger abzurechnen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, in der Mitte des Berichtszeitraums einen reinen finanziellen Partnerbericht einzureichen, wenn die Gesamtausgaben mindestens 50.000 Euro betragen.

Kann eine Personalkostenpauschale von 20% aus KK4 und KK5 angesetzt werden, obwohl auch in KK6 Kosten geplant sind?

Eine Personalkostenpauschale von bis zu 20 % kann nur berechnet werden, wenn für das Projekt Ausgaben in den Bereichen KK4 und / oder KK5 vorgesehen sind. Sind Kosten in der KK6 vorgesehen, kann eine Personalkostenpauschale von bis 10% angesetzt werden.

Wie plant man eine Kostenbeteiligung, wenn im Programm keine geteilten Kosten vorgesehen sind?

Die Abrechnung von Projektkosten, die von den Projektpartnern gemeinsam zu tragen sind, muss unter Berücksichtigung der geltenden gesetzlichen Bestimmungen gesondert geregelt werden.

Bei einigen Projekten ist es möglich, anstelle der Kostenteilung die Projektaufgaben zwischen den Projektpartnern zu teilen.

Sollte eine Investition, bei der es sich nicht um eine Baumaßnahme handelt, z. B. ein Webportal mit einer mobilen Applikation, in das Arbeitspaket in der Spalte “Investitionen” aufgenommen werden?

Alle Ausgaben, die nach Einschätzung des Antragstellers der in Kapitel 2.2.3.4 des Handbuchs beschriebenen Definition von Investitionen entsprechen, sollten im Arbeitspaket in der Spalte “Investitionen” aufgeführt werden. Für derartige “nicht-baulichen” Investitionen fallen die Anlagen bei Antragstellung (Phase 1) Nr. 4 (Bauplanungsunterlagen) und Nr. 5 (Angaben zum Stand des Baurechts) weg.

Achtung: Obligatorisch bleibt die Anlage Nr. 6: Nachweis der Tragfähigkeit, die zusammen mit dem Förderantrag einzureichen ist (siehe Tabelle Dokumente Phase 1: Antragstellung im Kapitel 8.2.1 des Programmhandbuchs).

Ist es ausreichend, wenn die Unterlagen zu den Bautätigkeiten die Mindestinformationen enthalten?
1. Erklärung des Projektpartners, in welcher Form Verfügungsrecht besteht
2. Baubeschreibung
3. Zeichnerische Darstellung des Gesamtentwurfs inkl. Raum- und Funktionsprogramm
4. Kostenberechnung
Aktuell liegt die Vorplanung für die geplante Maßnahme vor.

Im Falle geplanter Baumaßnahmen sind zum Zeitpunkt der Förderantragstellung alle Unterlagen, die unter den
Punkten 4, 5 und 6 in der Tabelle im Kapitel 8.2.1 des Programmhandbuchs aufgelistet sind, vollständig vom Leadpartner einzureichen (d.h. 4. Bauplanungsunterlagen [entsprechen Leistungsphase 3 nach HOAI], 5. Angaben zum Stand des Baurechts [Mind. positive Bauvoranfrage] und 6. Nachweis der Tragfähigkeit).

Werden die formalen Anforderungen an den Antrag/Partner erfüllt, wenn die Bauunterlagen für die Phasen 1-2 eingereicht werden, Phase 3 des Dienstes aber bereits vergeben ist und zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht zur Verfügung stehen wird?

Um Sicherheit der Maßnahmendurchführung zu schaffen würde folgende Garantien mit dem Antrag abgegeben:
1. Bauunterlagen Leistungsphase 1-2
2. Vergabenachweis der Leistungsphase 3 (Zuschlagserteilung)
3. Erklärung, dass bis Tagung des Begleitausschusses die Bauunterlagen der Leistungsphase 3 vorgelegt werden.

Eine formelle Heilung kann auch mit dem dargestellten Vorgehen/Vorschlag nicht erreicht werden. Nur der Abschluss der Leistungsphase 3 ist hier gültiges Kriterium.

Wie weit die nachgewiesenen Leistungsphasen/Ausschreibungen für Umbauten und Sanierungen im Antragsverfahren sein müssen, um formal zulässig zu sein?

Laut Programmhandbuch für Projektpartner mit Bau- und Infrastrukturkosten (KK6) sind bei der Antragstellung folgende
Unterlagen (Anlagen Nr. 4-6) obligatorisch:

• Bauplanungsunterlagen Status: Entwurfsplanung gemäß Phase 3 HOAI (PP DE) oder vergleichbar (PP DE und PL) mit mindestens folgenden Informationen:
  1. Erklärung des Projektpartners, in welcher Form Verfügungsrecht besteht
  2. Baubeschreibung 2
  3. Zeichnerische Darstellung des Gesamtentwurfs inkl. Raum- und Funktionsprogramm
  4. Kostenberechnung
• Angaben zum Stand des Baurechts – Falls zutreffend, sollte eine Baugenehmigung der zuständigen Behörde dem Antrag beigefügt werden.

Wenn zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht verfügbar, gilt:
1. für Baumaßnahmen auf deutscher Seite: Vorlage einer positiven Bauvoranfrage
2. für Baumaßnahmen auf polnischer Seite: Erklärung über die Verpflichtung zur Einreichung der: rechtskräftigen Baugenehmigung oder anderer rechtsverbindlichen Unterlagen, die für den Beginn der Arbeiten erforderlich sind und die rechtzeitige Projektumsetzung garantieren.

• Nachweis der Tragfähigkeit (Wirtschaftlichkeitsberechnung, Betreiberkonzept) über einen Zeitraum bis 5 Jahrenach Abschluss des Projektes:
  1. Beschreibung des Betriebes der Investition (Nutzung, Betreiber etc.)
  2. Ausgabe- und Einnahmeplanung
  3. Regelungen für die Finanzierung von ggf. auftretenden Defiziten des Betriebes.

Gibt es schon eine Liste der Wirtschaftsprüfer (betrifft die Planung der Kosten im Zusammenhang mit First Level Kontrolle) die Antragsteller wählen können? Diese Frage betrifft nur deutsche Antragsteller.

Die Veröffentlichung einer Liste von Wirtschaftsprüfern ist nicht geplant. Betroffene Partner (aus BB und MV) sind aufgefordert, einen geeigneten Wirtschaftsprüfer auf dem freien Markt zu gewinnen.

Wie viele Angebote sollen vorgelegt werden für die Begründung der Kosten im Projekt-Kostenplan?

Laut Vergaberegeln

Wenn die Angebote stark differieren, welche Kriterien sollen verwendet werden bei der Auswahl des First Level Kontrolleur (FLC) für den Projekt-Kostenplan?

Laut Vergaberegeln

FLC soll für alle Partner durch den Leadpartner ermittelt werden oder soll jeder Partner es selber machen?

Jeder Partner für sich allein.

Die FLC-Kosten sollen auf die Partner aufgeteilt werden oder trägt sie nur der Leadpartner?

Jeder Partner trägt die Kosten des FLC für die Bescheinigung seiner eigenen Ausgaben.

Werden Antragsteller, die bei abgeschlossenen Calls in Jems den Antrag erstellt, aber nicht eingereicht haben, in Zukunft auf diese Daten zugreifen können? Werden generierte, nicht eingereichte Bewerbungen gelöscht?

Die angelegten Projekte im Entwurf, bleiben auch nach Call-Ende im System und sind für die Antragsteller verfügbar.
Jedoch ist eine Einreichung des Entwurfs/Antrags in einem anderen Call nicht möglich.

Kann im Falle der öffentlichen Universität die Erklärung zur Einhaltung der Charta der Grundrechte der EU (Dokumente Phase 1, Anlage Nr. 7) geändert werden? Universität ist keine lokale Verwaltung oder eine von ihr kontrollierte oder abhängige Einrichtung.

Gemäß den Bestimmungen des Programmhandbuchs gilt diese Erklärung für alle polnischen Selbstverwaltungen und polnischen Institutionen, die von Selbstverwaltungen verwaltet oder beaufsichtigt werden. Diese Anlage gilt nicht für andere Antragsteller.

Ist es bei der Planung des Projektbudgets gerechtfertigt, der für das Projekt eingestellten Person einen zusätzlichen Auftrag zu erteilen, z. B. für textliche Ausarbeitungen? Als Auftrag wird dies nicht in der offiziellen Abordnung oder Stellenbeschreibung des Mitarbeiters enthalten sein. Können die Kosten für einen solchen Vertrag im Projekt abgerechnet werden?

Gemäß den Bestimmungen des Programmhandbuchs (Kapitel 4.5 Nicht förderfähige Ausgaben) können Kosten für Honorare an Mitarbeiter/innen die bei einem Propjektpartner sozialversicherungspflichtig angestellt sind, nicht in Interreg-Projekten abgerechnet werden. Die Kosten für derartige Dienstleistungsverträge gehören zu den nicht förderfähigen Ausgaben gemäß Programmhandbuch Kapitel 4.5.

Wie wird der Pauschalbetrag für die Projektvorbereitung und den Projektabschluss auf die Projektpartner aufgeteilt?

Vorbereitungs- und Abschlusskosten werden bei Auswahl im Jems automatisch zum Budget des Leadpartners (LP) hinzugefügt. Dies bedeutet, dass der LP ein höheres Budget und entsprechend einen höheren Eigenbeitrag zum Projekt hat. Der EFRE-Förderbetrag für diese Kosten wird nur an den LP ausgezahlt. Dessen weitere Aufteilung wird der Projektpartnerschaft überlassen. Den Projekten wird empfohlen, eine entsprechende Festlegung in der projektbezogenen Partnerschaftsvereinbarung (Anlage Nr. 2, Tabelle Dokumente Phase 1: Antragstellung im Kapitel 8.2.1 des Programmhandbuchs) zu treffen.

Die Gemeinde plant den Bau von Radwegen im Grenzabschnitt. Die Fahrspuren sind stellenweise verengt, und es wird notwendig sein, zusätzliche Grundstücke zu erwerben, die verschiedene Eigentümer haben. Gehört der Erwerb von Privatgrundstücken oder die Zahlung einer Entschädigung für die Übernahme von Privatgrundstücken zu den förderfähigen Kosten des Projekts?

Im Programm ist der Erwerb von Grundstücken zulässig, solange der Betrag 10 % der gesamten förderfähigen Ausgaben für das Projekt nicht übersteigt. Im Falle von stillgelegten und postindustriellen Grundstücken mit Gebäuden erhöht sich diese Grenze auf 15 %. Umweltprojekte sind ausgeschlossen (gemäß Verordnung (EU) Nr. 2021/1060, Artikel 64 (1) b).

Der Wortlaut von Artikel 64 (1) b der Verordnung 2021/1060, der in dieser Verordnung zitiert wird, bestätigt diese Möglichkeit.

Die Kosten für den Erwerb des Grundstücks sollten unter Bau- und Infrastrukturkosten verbucht werden. Die ausführliche Beschreibung der förderfähigen Ausgaben im Rahmen dieser Kostenkategorie findet sich in Kapitel 4.3.6 des oben genannten Programmhandbuchs.

Ist es möglich, Projektmitarbeiter auf Vertragsbasis (zivilrechtlicher Vertrag) zu beschäftigen? Auf der polnischen Seite

Laut Programmhandbuch ist dies möglich, aber die Form der Beschäftigung muss eindeutige Merkmale einer Auftragsarbeit aufweisen!!!! Außerdem ist zu bedenken, dass zivilrechtliche Verträge nicht zur Deckung der Kosten von Dienstreisen eines auf diese Weise beschäftigten Arbeitnehmers herangezogen werden können/dürfen.